Sales Coordinator – Meetings

Dans l’organisation actuelle, les dossiers événements confirmés sont transmis au/à la Meeting Planner pour la préparation et le suivi opérationnel. Le périmètre du poste pourra toutefois évoluer en fonction des besoins de l’hôtel et de son organisation interne.

Pour les dossiers groupes hébergement seuls / rooms only, le/la Sales Coordinator assure le suivi complet du dossier, de l’offre initiale jusqu’à la facturation finale.

Principales responsabilités 

1. Gestion commerciale des demandes

• Réceptionner, qualifier et traiter les demandes de séminaires, événements, banquets, réceptions et groupes.
• Analyser les besoins du client et proposer une offre adaptée.
• Préparer et envoyer les offres commerciales en fonction des disponibilités, de la stratégie tarifaire et des standards de l’hôtel.
• Assurer le suivi des options, les relances clients et les confirmations.
• Négocier les conditions commerciales dans le respect des directives internes.
• Préparer et envoyer les contrats, proformas et documents nécessaires à la confirmation du dossier.
• Participer activement à l’atteinte des objectifs de chiffre d’affaires Meetings, Events & Groups.
• Respect and implementation of the company Brand standards.

2. Sécurisation des dossiers confirmés

• Vérifier que les dossiers confirmés sont complets et sécurisés avant transmission.
• S’assurer que les éléments nécessaires sont bien repris dans le dossier : contrat signé, acompte ou garantie de paiement, coordonnées client, informations administratives, informations de facturation.
• S’assurer que toutes les informations commerciales et administratives sont correctement encodées dans les systèmes internes.
• Maintenir les dossiers complets, organisés et conformes aux procédures internes.
• Préparer une transmission claire, complète et structurée du dossier confirmé au/à la Meeting Planner.

3. Transmission au/à la Meeting Planner

• Transmettre le dossier confirmé au/à la Meeting Planner une fois celui-ci sécurisé.
• Fournir toutes les informations nécessaires à la reprise du dossier : conditions commerciales, éléments contractuels, garanties, demandes principales du client et particularités éventuelles.
• Veiller à ce que la transmission permette une reprise efficace et fluide du dossier.
• Rester disponible pour clarifier les aspects commerciaux ou administratifs du dossier après transmission si nécessaire. https://careers.accor.com/global/en/job/sales-coordinator-meetings-events-and-groups-h-f-x-in-le-louise-hotel-brussels-mgallery-collection-bruss-jid-101243