Store & Receiving Supervisor

1. 1. DUTIES AND RESPONSIBILITIES

1. Receiving & Quality Control / การรับสินค้าและการควบคุมคุณภาพ

• Examine quality and quantity of all goods delivered against Purchase Orders (PO) and Market Lists. (ตรวจสอบคุณภาพและปริมาณของสินค้าที่นำเข้าเทียบกับใบสั่งซื้อและราคากลางประจำวัน)
• Verify food safety standards, expiry dates, and temperatures for perishable items upon delivery. (ตรวจสอบมาตรฐานความปลอดภัยอาหาร วันหมดอายุ และอุณหภูมิของสินค้าสดขณะรับมอบ)
• Ensure all goods received are properly recorded in the system with complete supporting documentation. (บันทึกรายการรับสินค้าเข้าสู่ระบบให้ถูกต้องพร้อมเอกสารประกอบที่ครบถ้วน)

2. Inventory Management & Security / การบริหารสต็อกและความปลอดภัย

• Safeguard and control hotel inventories to prevent loss, theft, or unauthorized access. (ดูแลและควบคุมสินค้าคงคลังของโรงแรมให้ปลอดภัย ป้องกันการสูญหาย หรือการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต)
• Monitor expiration dates and slow-moving items to prevent spoilage and financial loss. (ตรวจสอบวันหมดอายุและติดตามสินค้าที่เคลื่อนไหวช้าเพื่อป้องกันการเสื่อมสภาพและภาวะขาดทุน)
• Issue goods only upon receipt of a properly authorized requisition. (จ่ายสินค้าออกจากคลังเฉพาะเมื่อมีใบเบิกที่ได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้องเท่านั้น)

3. Procurement Monitoring & Open PO Tracking / การติดตามการจัดซื้อและรายการสั่งซื้อคงค้าง

• Prepare and maintain accurate records of open Purchase Orders (POs), including tracking pending, partial, and overdue deliveries. (จัดเตรียมและดูแลข้อมูลรายการสั่งซื้อคงค้าง (Open PO) ให้ถูกต้อง รวมถึงติดตามรายการที่ค้างส่ง ส่งไม่ครบ หรือเกินกำหนด)
• Coordinate closely with the Souring Department and requesting departments to obtain status updates. (ประสานงานกับฝ่ายสรรหาสินค้าและแผนกผู้ขอเพื่ออัปเดตสถานะและกำหนดเวลาการส่งมอบสินค้า)
• Identify long-outstanding POs and support follow-up actions to ensure timely closure for financial accuracy. (ระบุรายการสั่งซื้อที่ค้างนานและสนับสนุนการติดตามเพื่อปิดรายการให้ถูกต้องตามงวดบัญชี)

4. Compliance & FSMS Documentation / เอกสารความปลอดภัยอาหารและข้อกำหนด

• Food Safety Management System (FSMS): Maintain completeness of FSMS documentation including Food Deliveries Records, Storage Records, and Supplier Complaint Reports. (รับผิดชอบจัดทำและควบคุมเอกสารตามระบบ FSMS เช่น Food Deliveries Record และ Storage Record ให้ครบถ้วน)
• Receiving Price Verification: Verify that prices on receiving documents match approved POs and resolve discrepancies prior to system posting. (ตรวจสอบราคาบนเอกสารรับสินค้าให้ตรงกับใบสั่งซื้อ และประสานฝ่ายจัดซื้อเพื่อแก้ไขก่อนบันทึกในระบบ)

5. Finance & Accounts Coordination / การประสานงานด้านการเงินและบัญชี

• Tax & Billing: Prepare and submit tax invoices to the Tax team and receive vendor invoices for PO issuance. (จัดเตรียมเอกสารกำกับภาษีส่งทีมภาษี และรับวางบิลจากผู้ขายเพื่อส่งต่อแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่อออก PO ในระบบ)
• Accounts Payable Support: Coordinate regarding deposit payments, urgent payments, overseas supplier payments, and recurring direct payments. (ประสานงานฝ่ายเจ้าหนี้เกี่ยวกับการจ่ายเงินมัดจำ รายการเร่งด่วน รายการต่างประเทศ และค่าใช้จ่ายรายเดือนคงที่)
• Asset Tagging & Distribution: Distribute Asset Barcodes to relevant departments and proactively monitor the physical tagging process to ensure all newly acquired assets are properly identified and tracked.

(ส่งมอบรหัสและติดบาร์โค้ดทรัพย์สิน: จัดส่งบาร์โค้ดทรัพย์สิน (Asset Barcode) ให้กับแผนกที่เกี่ยวข้อง และติดตามการนำบาร์โค้ดไปติดที่ตัวทรัพย์สินจริงในแผนกปลายทาง เพื่อให้มั่นใจว่าสินทรัพย์ใหม่ทั้งหมดได้รับการระบุตัวตนและบันทึกในระบบอย่างถูกต้อง)

        Period-end Closing / การปิดบัญชีประจำงวด

• • Coordinate daily weekly and period-end entries: submit non-recurring accruals, journal entry requests, and prepaid amortization schedules to BPO with DOF approval. (ประสานงานรายการปิดบัญชีประจำงวด รวมถึงรายการรายวัน รายสัปดาห์ และประจำเดือน: จัดส่งค่าใช้จ่ายค้างจ่ายที่ไม่เกิดขึ้นประจำ คำขอลงรายการบัญชี และตารางตัดจำหน่ายค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าให้ BPO โดยได้รับการอนุมัติจาก DOF)
  • Support GSSC/BPO for month-end financial close: provide data to GSSC/BPO, and clear balance sheet reconciliation open items. (สนับสนุน GSSC/BPO ในการปิดบัญชีสิ้นเดือน: จัดเตรียมข้อมูลให้ GSSC/BPO แก้ไขรายการค้างในการกระทบยอดงบดุล)

Internal Audit & Compliance Governance Assessment (CGA) Support / การสนับสนุนการตรวจสอบภายในและการประเมิน CGA

• • Serve as the on-site finance focal point for auditors, regulators, banks, and tax authorities; maintain physical accounting records per compliance requirements. (ทำหน้าที่เป็นผู้ประสานงานด้านการเงินภายในโรงแรมสำหรับผู้ตรวจสอบบัญชี หน่วยงานกำกับดูแล ธนาคาร และหน่วยงานภาษี พร้อมทั้งดูแลเอกสารบัญชีตามข้อกำหนดการปฏิบัติตามกฎหมาย)
  • Support internal audit processes and Compliance Governance Assessment (CGA): coordinate document preparation, facilitate audit walkthroughs, track findings, and follow up on corrective action plans to ensure timely closure. (สนับสนุนกระบวนการตรวจสอบภายในและการประเมินการกำกับดูแลการปฏิบัติตามกฎระเบียบ (CGA): ประสานงานการจัดเตรียมเอกสาร อำนวยความสะดวกในการตรวจสอบ ติดตามผลการตรวจพบ และดำเนินการต่อเนื่องตามแผนแก้ไขให้แล้วเสร็จตามกำหนดเวลา)

• Bachelor’s degree in Logistics, Supply Chain Management, Hospitality Management, Business Administration, or a related field.
• Minimum 2–3 years of experience in Store, Receiving, or Inventory Control operations, preferably in the hospitality industry.
• Strong knowledge of receiving procedures, inventory management, and stock control systems.
• Familiar with food safety standards, HACCP, FIFO, and proper storage practices.
• Good understanding of purchasing procedures and supplier documentation.
• Proficient in Microsoft Office and inventory management systems (e.g., Sun, MC, Material Control, or related systems).
• Strong leadership and supervisory skills with the ability to manage and motivate a team.
• Good analytical, organizational, and problem-solving abilities.
• Attention to detail with high accuracy in documentation and reporting.
• Good communication skills in both Thai and English.
• Ability to work under pressure and meet operational deadlines.
• Honest, responsible, and service-minded attitude.

Thai Nationality Only