Apprenti Events

Sous la responsabilité du Coordinateur Senior Group et Events

METHODE ET PROCEDURES

• Connaitre et comprendre les logiciels Opéra et si possible Marsha.
• Acquérir une bonne connaissance d’Opéra et des systèmes de réservations afin d’être capable de connaitre la disponibilité des chambres et des salles de réunion.

SERVICE CLIENTS

• Vous traitez toutes les demandes pour des manifestations coté hôtel comme coté banquet. Quel que soit la moyenne de communication : téléphone, direct, mail ou via plateforme.
• S’assurer de l’application correcte de la procédure et du modèle de prise de demande. Le délai de réponse au client est défini par les attentes du client qui peut être différentes selon chaque demande => maximum 48h
• S’assurer que les modèles standard des réponses soient utilisés et que chaque demande traitée soit en ligne avec les directives et stratégie commerciale de l’hôtel.
• Une note dite activité doit être établie pour chaque dossier et un rapport doit être édité & traité quotidiennement => Traces
• S’assurer que les réservations confirmées soient suivies de façon périodique afin que des chiffres exacts puissent être enregistrés de manière immédiate.
• Vérifier et suivre en amont et après la manifestation les paiements auprès du service facturation et assister la comptabilité si besoin lorsque le paiement n’intervient pas dans le délai réglementaire.
• Traiter les appels des clients rapidement et efficacement d’une voix souriante et courtoise et veille ce que les clients se sentent immédiatement pris en charge, rassurés et valorisés.
• S’adresser à chaque client en nommant son nom au moins au début et à la fin de chaque interaction.
• Garder une relation efficace et appropriée avec la clientèle lors d’une visite et des manifestations
• Donner une image professionnelle agréable et positive à tous ses contacts et à tout moment
• S’impliquer dans le programme Marriott Bonvoy et la fidélisation des clients en suivant les procédures en vigueur.
• Construire et maintenir une forte relation avec les clients après avoir identifié les clients potentiels et créé son propre plan d’action pour développer sa liste de clients fidèles.
• Lorsque cela est nécessaire participer à l’opération d’envoi de brochures et de relances des anciens prospects & clients.

  LIAISON ENTRE DEPARTEMENTS

• Développer et entretenir une proche collaboration avec les départements opérationnels et s’assurer qu’ils reçoivent à temps et avec précision les fonctions.
• Participer selon planning interne aux différents réunions internes (Satisfaction clients, Restauration ou autre)
• Préparer et Animer la réunion Catering Meeting pour présenter les dossiers de la semaine à venir aux différents services.
• Fournir au Directeur Financier toutes les demandes d’information de crédit, ce qui veut dire aussi, informer à temps le client de la politique de facturation, de la réception du contrat signé et du versement d’arrhes.
• Coordonner les fonctions banquets avec les points de vente F&B afin d’optimiser l’utilisation de l’espace.

AUTO-GESTION

• Observer les règlements et les procédures de l’hôtel
• Afin de renseigner rapidement et efficacement le client en cas de besoin d’une part et participer à la promotion de l’hôtel d’autre part, veille à avoir à portée de main toutes les informations sur l’hôtel (ses points de vente et leurs facilités, les cartes et menus, les manifestations promotionnelles en cours ou prévues et les différentes mises en place spéciales et classiques des salles de réunion).
• Prend des responsabilités et doit avoir les moyens de prendre des décisions pour proposer des prix, en restant en ligne avec les directives stratégiques préétablies.
• Gérer son temps efficacement tout en veillant quotidiennement à la réalisation des tâches prédéfinies
• https://careers.marriott.com/apprenti-events/job/8F1F08C9CF336E682C443319567011EE