Coordonnateur.rice, services aux Congrès et Banquets

Niché dans le décor spectaculaire de Charlevoix, le Manoir Richelieu est bien plus qu’un hôtel prestigieux : c’est une grande famille qui célèbre l’excellence et le bien-être de chacun.e. En tant que principal employeur de la région, nous cultivons un environnement de travail où l’entraide et la convivialité règnent.

Les hôtels Fairmont ont rejoint la grande famille Accor en 2016, un leader mondial dans l’hôtellerie avec un portefeuille diversifié de marques emblématiques.

• Coordonner les réservations de petits groupes et groupes locaux, vérifier la disponibilité des salons et salles, et planifier les besoins logistiques, matériels et techniques requis pour les événements.

• Planifier, organiser, diriger et assurer le suivi complet des événements (réunions, banquets, congrès, événements spéciaux et sociaux) en collaboration avec les clients, incluant les plans de salle, la validation des participants, les allergies, la décoration et les demandes particulières.

• Rédiger, préparer et assurer le suivi des documents administratifs liés aux événements : propositions, confirmations, lettres d’accompagnement et de remerciement, procès-verbaux, demandes d’achat et bons de commande.

• Recevoir et gérer les appels téléphoniques ainsi que les communications internes, assurer la coordination interservices et veiller au respect des standards de qualité et à la satisfaction de la clientèle.

• Traiter et analyser les commentaires des clients, transmettre la documentation et le matériel promotionnel requis, organiser les événements internes et accomplir toute autre tâche connexe contribuant à l’atteinte des objectifs du service.

• Expérience préalable dans un poste similaire ou connexe, avec une bonne maîtrise des environnements informatiques, notamment les applications Microsoft Windows ainsi que des logiciels spécialisés tels que Opera S&C et Social Tables (atout).

• Formation pertinente dans une discipline liée au domaine (atout), combinée à une excellente maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit pour échanger avec une clientèle internationale.

• Excellentes compétences en communication, solides aptitudes interpersonnelles et capacité démontrée à exercer un leadership positif au sein d’une équipe.

• Grand sens des responsabilités, fiabilité irréprochable et respect des normes d’éthique professionnelle, avec de fortes habiletés en résolution de problèmes.

• Capacité à gérer efficacement plusieurs tâches simultanément, à établir les priorités, à suivre des directives provenant de diverses sources et à maintenir un haut niveau d’organisation sous pression.

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